Fra 25. maj 2018 skærpes kravene til dokumentation for, hvordan organisationer – herunder Jagtforeninger – håndterer persondata forsvarligt. Det lyder svært, men det handler mest om sund fornuft.
I en jagtforening er det nødvendigt at have visse oplysninger om de mennesker, der deltager i foreningens aktiviteter. Der skal opkræves jagtleje, stilles hold til foreningsjagter, skydninger mm.
Det fungerer helt uden problemer i langt de fleste tilfælde, og det kommer de nye regler fra EU ikke til at ændre på. Der er allerede i dag krav til, hvordan man håndterer data, og de ændrer sig ikke nævneværdigt. Det nye er i højere grad, at man skal dokumentere og beskrive, hvordan man lever op til reglerne.
Hvad er persondata?
Persondata er alle de oplysninger, som henfører til ét konkret menneske. Det kan være fødselsdato, helbredsoplysninger eller navn. Nogle data anses for at være følsomme som eksempelvis børneattester eller helbredsoplysninger, mens andre som skostørrelse og hold kun anses for at være personlige.
Oplysninger om medlemmer må eksempelvis ikke ligge offentligt tilgængeligt, og kun er de, der har behov for at have oplysningerne, skal have adgang til dem.
Fremover skal man kunne dokumentere, at man har behov for de oplysninger, man beder om. Det vil eksempelvis sjældent være nødvendigt at have cpr-nummer på medlemmer, men hvis der er behov for det, så er det ikke ulovligt. Vi skal blot sikre, at det kun er tilgængeligt, for dem, der skal bruge det og kun i den periode, det er nødvendigt.
I HSL relaterer denne slags oplysninger for størstedelens vedkomne til de oplysninger vi henter på DJ`s tillidsmandsnet. Vi kigger på medlemsantal, tlf. numre, tilhørsforhold til HSL osv. Fremadrettet skal vi sikre os at få slettet det vi har hentet fra medlemsdatabasen efter endt brug, og mails der indeholder personlige oplysninger vil blive slettet. I bestyrelsen er vi i gang med at kortlægge alle de processer hvor vi håndterer medlemsdata, og vi vil ultimo 2018 få vores datahåndtering kvalitetssikret af ekstern eksapert.
Skulle disse nye regler give anledning til spørgsmål er man velkommen til at rette henvendelse til bestyrelsen.
HSL